Bizibl×MA連携で説明会運営が劇的改善─BBT大学・清水氏が語るBizibl活用術 

オンラインを中心に大学・大学院教育や企業研修を展開する株式会社Aoba-BBT。同社のBBT大学では、Zoomによる説明会運営が属人化し、少人数で安定的に開催を続けることが難しくなっていました。「Bizibl」とMAの連携により運用工数を大幅に削減し、開催数を2倍、参加率を37％向上させました。説明会運営だけでなく担当者自身の働き方も改善した取り組みについて、マーケティングの清水愛様に伺いました。

―本日はよろしくお願いします。 まず、清水様の自己紹介をお願いします。

ビジネス・ブレークスルー大学（BBT大学）でマーケティング部に所属し、主に入学検討者向けのオンライン説明会の企画・運営を担当しています。

学生募集に関わる施策全般を担っており、ウェビナーの企画・配信、メルマガの設計、参加者データの管理、MAツールを活用したフォローアップなど、入学前のコミュニケーションを中心に担当しています。

もともとは顧客育成／ナーチャリング施策や広報寄りの業務を担当していましたが、部門内の人員構成の変化に伴い、説明会の運営も兼務するようになりました。

―Bizibｌ導入前はどのように説明会を運営されていたのでしょうか。

ZoomMeetingで週3回（平日2回、土日1回）開催するスタイルで続けていました。

ただ、登壇者や担当者ごとに進め方が異なり、属人的な運営になりやすく、ノウハウをチームで共有するのが難しい状況でした。その中で、少人数体制でも「より効率的に、安定的に、そして効果を上げる説明会運営」を実現するためにBizibl導入を検討するようになりました。

― Zoom時代のウェビナーにはどんな課題がありましたか？

一番の課題は、属人化でした。

登壇者が変わると話し方や資料の使い方も変わり、運営品質を一定に保つのが難しい状況でした。

従来は、説明会の進行や説明内容が特定の登壇者に依存しており、「誰が担当しても同じ品質で説明できる」という仕組みがありませんでした。担当者が異動・退職するたびにOJTで一から引き継ぐしかなく、毎回バタつく状態でした。それに加えて、開催に必要なタスクがとにかく多かったです。

登壇者とのスケジュール調整、日程設定、Webサイトの更新、Salesforceへの登録・データ管理、アンケート集計……。説明会を開催するたびに、細かい作業が多岐に渡り発生していました。正直、「この工数をどうにかできないか」と常に感じていました。

― とてつもない作業量です…。そんな中でBiziblの導入を決めたきっかけを教えてください。

ある時、Biziblのセミナーに参加したのですが、それが録画の再放送だったことに全く気づかなかったんです。

「これが録画配信？ すごく自然！」と驚き、これなら自分たちでも取り入れられるし、リアル開催のような臨場感も保てると感じました。

社内では当初、「録画＝チープ」という印象もありました。それで本当に顧客の心は動かせるのかと。

しかしBiziblなら、録画配信であっても“ライブ配信さながらの視聴体験”を提供できることを説明し、最終的に導入が決まりました。

導入の決め手になったのは、工数削減によって開催頻度を増やせる点と、MAツールとの連携によってフォローアップが自動化できる点です。さらに、Biziblの活用によってスタッフの時間を確保できるようになり、他業務にもリソースを回せる体制が整いました。

これらの仕組みがそろったことで、限られた人員でも説明会を継続的に運営していける見通しが立ちました。

― MAツールとの連携はどのように変わりましたか？

以前はリマインドメールを手動で送る程度で、MAツールを十分に活用できていませんでした。

Biziblと連携してからは、参加フラグやアンケート結果に応じて自動でフォローアップできるようになり、「どんな参加者に」「どのタイミングで」「どんな内容を」送るかを細かく設計できるようになりました。これまで1〜2週間かけていた追いかけメールや個別対応が自動化され、時間の使い方がまったく変わりました。手作業が減ったことで、ミスも大幅に減少しています。

清水様が設計されている、Account Engagementを利用した不参加者へのメール自動化フロー図

― Bizibl導入後、どのような変化がありましたか？

これまでの説明会は、ZOOMで週3回（平日2回・土日1回）実施していました。申し込みがゼロの日は開催自体が成立していませんでした。

Bizibl導入後は、先の日程まで幅広い選択肢を提示できるようになり、週3回に限定されず、参加者が都合のよいタイミングを柔軟に選べるようになりました。

その結果、昨年の6月から3月の9カ月間に行った開催数を、今年の6月から10月の4か月間で既に上回りました。単純計算で昨年の倍の開催ペースです。

また、今期の申込者数は前年より2.2倍の増加、実際の参加率は37％アップしました。これは、BiziblのUIや自動リマインドの仕組みがしっかり効いている結果だと感じています。

BBT大学清水様とBizibl Technologies市橋

― 清水様の働き方の面でも変化がありましたか？

はい。説明会を「どう回すか」ではなく、「どう成果を出すか」に意識を向けられるようになりました。

Biziblが自動で説明会を運営してくれるおかげで、私は個別相談や参加者フォローなど人が介在すべき部分に集中できるようになりました。働き方自体がすごく変わりましたね。時間に追われる感じがなくなり、自分の判断で動けるようになったことで、今一番仕事が楽しいです。（笑）

― Biziblのサポート体制や今後の期待されることについて教えてください。

サポートチームの対応は本当に「神様レベル」です。（笑）導入前からトライアル、そして運用定着まで、常に伴走してもらえました。こちらの意図をくみ取って提案してくださる姿勢にいつも助けられています。

また、BiziblがAI機能などを爆速でアップデートしているのも魅力です。特にナレッジ継承や引き継ぎの課題をAIで解決できる可能性に期待しています。

今後も、教育機関のように“人が入れ替わる組織”を支える仕組みとして進化してくれると感じています。

―　ありがとうございます！いただいたご期待に応えられるよう頑張ってまいります！