保育総合ICTサービス「ルクミー」を提供し、保育現場の業務効率化と保育の質向上を支援するユニファ株式会社。同社では全国の保育者へ学びの機会を届けたいという想いがある一方、運営の属人化とデータ分断が開催拡大を妨げていました。「Bizibl」によるデータ一元化と伴走支援を通じてチーム運営へ移行し、コンテンツ量を1.7倍、開催数を4倍超へ拡大しました。ビジネス本部の徳重晴子様に、体制づくりと成果を伺いました。

ー 本日はよろしくお願いいたします。では早速ですが、ユニファ社のご紹介と、徳重様の自己紹介をお願いいたします。

弊社は、保育施設向けのICT・IoTサービス「ルクミー」を開発・運営しています。ルクミーは多岐にわたるサービスを提供しており、保育現場の業務負荷軽減を多角的にサポートしています。

具体的には、連絡帳や日誌作成のサービス、保護者との連絡手段となるアプリ、お便り機能、インターネットを通じた写真販売などが挙げられます。また、事務作業の効率化という観点では、登降園の記録管理や保護者への請求機能、シフト管理機能なども提供しています。

私は現在、事業企画課でプレイングマネージャーを務めています。役割としてはPMM（プロダクトマーケティングマネージャー）的な立場で、プロダクトのリリースに関わるマーケティング・販促・営業支援のほか、PdM（プロダクトマネージャー）と開発優先度を協議するなど、プロダクトと事業をつなぐ業務を幅広く担当しています。

コロナ禍から生まれたウェビナー文化——保育者を支えた「保育をどうしよう未来会議」の原点

ー 現在は、どのようなところにウェビナーを活用されていらっしゃいますか

事業企画課では、マーケティング施策の一環として、ルクミーの認知・普及を図る手段のひとつにウェビナーを位置づけています。また、既存のお客様の利用率向上もミッションのひとつであることから、現在は「認知・契約獲得」と「利用率向上」という2つの目的でウェビナーを活用しています。

ー ユニファ様でウェビナーに取り組み始めたきっかけは、どのようなものがあったのでしょうか。

ウェビナーを始めたきっかけは、多くの企業と同様に、コロナ禍でした。保育業界では登園自粛や休園が続き、保育施設に行けない子どもたちや、受け入れたくても受け入れられない保育者たちのあいだに、閉塞感が漂っていた時期でした。

リアルな研修も軒並み中止となる中、ルクミーとして保育者を支援するために何ができるかを模索した結果、「有識者の声をオンラインで全国の保育者に届けられるのではないか」という発想からウェビナーの企画がスタートしました。

これが現在も続く『保育をどうしよう未来会議（以下：未来会議）』の原点です。当時はオンラインウェビナー自体がまだ珍しく、初回はZoomのアカウントが足りなくなるほどの人数（1,000名以上）がリアルタイムで参加しました。

それ以来、現場の先生たちが聞きたいテーマを無料で気軽に学べる場として、毎年継続して運営しています。最初はルクミーの利用説明よりも、保育者が関心を持つテーマや時代に即した情報を届けるオンラインセミナーとして始まったのがきっかけでした。

ー 『未来会議』の経験が、その後のウェビナー活用にどうつながっていったのでしょうか？

『未来会議』を通じて、保育者の方々もオンラインに参加できるという成功体験を得ました。保育現場はアナログな面がまだ多く、当初はオンライン参加に対して敬遠されるのではという懸念もあったのですが、参加者が着実に増えてきたことと、社会全体でオンライン研修が普及してきたことも重なり、保育業界でもオンライン環境が当たり前になっていきました。

同時に私たちは、ウェビナーが単なる製品説明の場ではなく、「全国の保育者へ気軽な学びの場」や「明日へ一歩踏み出すきっかけの場」を提供するための重要な手段だと捉えるようになりました。より多くの先生方に、日々の保育のヒントや役立つ情報を届けていきたいという強い想いが生まれました。

属人化とデータ分断——拡大を阻んでいた2つの壁と、Biziblを選んだ理由

ー Biziblを導入される以前、どのような課題を感じていらっしゃいましたか？

「全国の保育者へ気軽な学びの場と、明日へ踏み出すきっかけを提供したい」という強い想いはあるものの、業務の属人化が大きな壁となっていました。私は『未来会議』の立ち上げ当初から関わっていたのですが、ウェビナーを回せるメンバーが社内で数名しかおらず、新たなウェビナーを開催するたびに同じメンバーが呼ばれるという状態でした。

登壇者との調整やスライド作成など、ウェビナー1本を開催するにあたって必要な業務はとても多いのですが、社内では「ウェビナーは手軽にできる」と思われがちで、次々と開催リクエストが来るような状況でした。

申し込みフォームの管理、メール配信、当日運営とそれぞれ担当者を分けてはいたものの、「その人にしかできない」という属人化が解消されず、物理的な工数の限界から開催数を増やせないことが悩みでした。成長させたい、もっと想いを届けたいのに、人的リソースがボトルネックになっていてやりきれないという大きなジレンマを抱えていたのです。

また、データの分断も大きな課題でした。申し込みフォームはAccount Engagementで管理し、当日の参加ログはZoomで確認、アンケートはZoomから自動遷移するGoogleフォームで収集と、データが複数のツールに散在しており、それらを統合・集計する作業に多大な時間がかかっていました。

ー そのような状況の中、Biziblを選ばれた決め手は何だったのでしょうか。

まず、スモールスタートができる点が大きな決め手でした。課題であった属人化の解消とウェビナー運営の工数削減を目指しており、固定のメンバーだけに依存している状態を無理なく解消していきたいと考えていたため、小規模から始められる構成だったことが合っていました。

検討中にデモ画面も使ったのですが、Biziblは操作がわかりやすく、特定の担当者でなくても誰でも使いやすかったため、その課題に応えてくれると感じました。さらに、Account Engagementとの連携がしやすそうだった点も、選定の大きな理由のひとつです。

想いを理想の形で届けられるように。 導入1か月で初回開催、コンテンツ量1.7倍・開催数4倍超を実現

ー Bizibl導入後、どのような効果がございましたか？

工数削減という面では、効果は圧倒的でした。以前の課題であった申し込み情報・参加状況・アンケート結果がBiziblで一元管理できるようになり、アンケートレポートや参加率・回答率もボタンひとつで確認できます。社内報告にかかる時間が大幅に減り、チーム全員が同じ画面を見ながら「今回の回答率はどうだった？」「参加者数は◯◯だったね」と共通認識のもとで話せるようになりました。

以前は申し込み数・参加数・アンケートをそれぞれ別のツールで確認していたのが、情報の在り処が統一されたことで、そのような手間がなくなりました。
（※下図は見え方のイメージであり、ユニファ様のウェビナー実績・結果を示すものではございません）

また、以前は特定のメンバーに頼り切りだった状態から、少しずつ脱却できてきています。Biziblは操作がわかりやすいため、これまでその人しかできなかった作業を、他のメンバーでも担えるようになってきました。属人化の解消という面でも、確実に前進できていると感じています。

ー 具体的にはどのような操作面での変化がありましたか？

以前は設定まわりの作業を教えるだけでも一苦労で、結局「自分でやってしまった方が早い」という状況になりがちでした。Biziblはマニュアルがあれば誰でも設定できるわかりやすさがあるので、特定の担当者に頼り切りだった状態から脱却できました。

フォーム作成なども、以前はその人の手が空いている時間にしか依頼できなかったのが、今では誰でも作れる状態になっています。こうした変化もあり、現在は私たちの部署だけでなく、他部署でも活用の可能性が広がってきました。

ー 属人化が解消されたことで、他の部署でも活用が広がったのでしょうか？

はい、まさにそうです。営業部が独自に行っていたウェビナーの録画再配信をBiziblで行うようになったり、他部署でもアンケートを自分たちで作成・運用できるようになったりと、各部署で完結できる業務が増えてきています。 以前はすべて私たちがサポートしなければならなかったのが、今では分担しながら運営できる体制が整ってきました。

ー Bizibl導入後、開催数やコンテンツ量などの面で、具体的な変化はありましたか？

結果として、コンテンツ量は1.7倍、開催数は4倍超を達成しました。その大きな要因のひとつが、録画しておいた動画の自動配信機能です。メンバー全員が感動するほどで、「設定さえしてしまえば、あとは動画を入れておくだけで、その時間になれば自動で配信される」という体験は衝撃的でした。

最初は「本当に見ていなくて大丈夫なのか」という不安もありましたが、実際に運営してみると全く問題なく、むしろ自動配信で頻度を増やした方が日中忙しい保育現場の先生方がご自身の都合の良い時間に参加しやすくなり、結果的に参加者が増えるという手応えを実感できました。
今では集客状況を見ながら日程を追加するなど、1つのコンテンツを最大限に活用する運営ができるようになっています。

また、コンテンツ量が増やせた背景には、ウェビナーの運営工数が削減されたことで新しい企画に挑戦する時間が生まれたことがあります。以前はウェビナーの企画だけで手一杯だったのが、今ではYouTube配信やリアルイベントなど、イベントというカテゴリで様々な挑戦ができるようになってきました。

私たちが目指していた「全国の保育者へ気軽な学びの場と、明日へ踏み出すきっかけを提供する」というビジョンが、Biziblの機能によってまさに実現できた瞬間でした。これまでやりきれなかった「届けたい想い」が、ようやく理想の頻度と形で届けられるようになったのです。

ー 導入後、実際に定着するまでのスピード感はいかがでしたか？

導入後1か月で初回のウェビナーを開催できたのは、想像以上のスピード感でした。使い始めるハードルが低かったことが大きかったと思います。

使いこなすという意味ではまだ伸びしろがあると感じていますが、2〜3ヶ月運用してみて、だいぶ感覚が掴めてきました。月1回のCSミーティングには、Biziblに関わるメンバー全員を集めて参加しており、それぞれが疑問に思ったことを持ち寄りながら一緒に学べる場になっています。おかげで社内への普及もスムーズに進みました。

また、サポート面では、「マニュアルを見てください」ではなく、立ち上げ当初の細かい機能の疑問にもその場で丁寧に答えていただけたことが、稼働を早める大きな助けになりました。管理画面から気軽にいつでも問い合わせができる環境があり、心強かったです。

また、毎回その時点での状況に合わせた提案を持ってきてくださるのがとてもありがたく、一度にあれもこれもではなく、段階的に提案してくださるので、階段を一段ずつ登るように使いこなし度合いが上がっていく感覚があります。

「次のミーティングまでに試してみよう」と思えるCSの伴走支援

ーありがとうございます。カスタマーサクセスのサポートは、実際の運営にどう活きていますか？

「今の自分たちの状況だからこそ、こうやると効果的」というポイントを的確に提案してくださるのはさすがプロだと感じます。自分たちだけだと「やろうとは思っているけど、なかなか重い腰が上がらない」ということも、「次のミーティングまでに試してみよう」と自然と思えてくるのがありがたいです。

例えばCTA（Call-to-Action）という機能があることは知っていても、「では実際にどんなものを入れると効果的か」という知見がなく、何から始めればいいのか社内で明確な認識がなければなかなか動けないものです。そこを「まずはこれをやってみましょう」と具体的に提案してもらえたことで、スムーズに一歩を踏み出せました。

また、コンテンツの再配信やウェビナー間の回遊機能の活用の提案も成果につながっていると感じています。特に過去の良質なコンテンツの再配信は大きな気づきでした。良いコンテンツを作っているのに全国の先生方に十分に届いていないというもどかしさがあったのですが、届けられる手段が増えたことはとても大きかったです。

ー 最後に、同じような状況のウェビナーご担当者へメッセージをいただけますか？

「導入したら、良くなることしかない」というのが率直な感想です。「今は自分でできているから必要ない」と思いがちですが、導入することで削減できる工数や、効率化できる部分は必ずあります。まずは一度、話を聞いてみることをおすすめします。

また、ウェビナー担当者は社内で孤独になりがちだと感じています。Biziblを導入することで、属人化が解消され、チームや他部署と連携できる体制が生まれます。もし「届けたい想いやコンテンツはあるのに、運営の負担でやりきれない」と悩まれているなら、まずは一度Biziblに相談してみることをおすすめします。

導入後もカスタマーサクセスが伴走しながらサポートしてくれるので、「使い始めてから一人で悩む」という状況にはなりません。もし迷われているなら、まずはBiziblに相談することをおすすめしますね。話を聞いてみるだけでも、具体的なイメージが掴めると思います。

ー 貴重なお話をありがとうございました！