当日不参加を防ぎ、ウェビナー参加率を最大化させる方法

ウェビナーを実施してはみたけれど、「申し込み者が少ない」「申し込まれたのに参加者が少ない」「アンケート回答されない」「有効リードが獲得できない」「ウェビナー終了後に電話をかけてもアポが取れない」・・・。そんなウェビナーマーケティング担当者が直面する様々な問題を解決するウェビナーノウハウをご紹介します。

ウェビナー不参加者をみすみす見逃していませんか？

ウェビナーの成果を分析すると、申込者数は多いのに当日の参加者数がガクンと減っていることはありませんか？

気軽に参加できることがウェビナーのいい所ですが、その分うっかりウェビナーの存在を忘れられたり、他の予定が入ってあっさりキャンセルされたりしてしまいがちです。

しかし、当日キャンセルしたとはいえ、ウェビナーに申し込むという高いハードルを越えてくれたということは、少しでもウェビナーのテーマや自社に興味関心を持ってくれた証拠です。せっかくハウスリストにメールを送ったり広告をかけたりして集客をし、わざわざ申し込んでくれた方々をみすみす見逃してしまうのは大変もったいないことです。

そこでこの記事では、可能な限り当日のキャンセルを防ぎ、キャンセルがあったときの対処方法を紹介し、「参加率100%（申し込み者数＝参加者数）」を目指しつつ、参加率を高止まりさせる方法を解説します。

その1. ウェビナー申し込み後、すぐにカレンダー登録を促す

ウェビナーの告知ページに設置した申し込みフォームに、情報を入力してもらったらそこで終了―、というウェビナーが非常に多く存在します。まずはここで申し込み者の使用するwebカレンダーへの登録を促すひと手間をかけて下さい。

使用するツールによって以下のような対処法が可能です。

• MAツールを使用している場合は、申し込み者情報に対して一括でカレンダー登録を促すメールを作成して送信する。

•  申し込みフォームへの情報入力後、カレンダー登録を促すページを用意して、申し込み者の使用する業務ツールのアカウントと連携し、申し込み者のカレンダーにウェビナーの予定を登録してもらう。

「申し込みページで申し込んでから、ウェビナーのタイトルと開催日時と視聴用URLをカレンダーに登録すればいいだけじゃない」と思われるかもしれませんが、一度ブラウザや開いているタブをまたぐと、それだけでカレンダー登録という作業が意識の外に追いやられてしまいます。

Biziblではウェビナー申し込み後、すぐにGoogleカレンダーとOutlookカレンダーの登録導線が表示され、シームレスに申し込み者のカレンダーにウェビナー情報を登録することができます。

その2. 複数回リマインドメールを送る

参加者に対してリマインドメールを送ることは、どなたも行っていると思います。では、リマインドメールはいつ、何回送っていらっしゃいますか？

1回だけ、というのは少ないです。1週間前というのは少し遠いです。1日前というのも別の予定を入れられてしまった場合、時すでに遅しです。

ウェビナーの申し込み日にもよりますが、7日前、3日前、1日前に送るようにしてください。使用するツールによって作業量が変わってきますが、一般的には以下の手順で行います。

1. 当該ウェビナー申込者のリストアップします。

2. リマインドメール文面を作成します。

   （以下、文面の記述要素です）
   ・件名にはウェビナーのタイトルと、「開催〇日前」という情報
   ・ウェビナーの視聴用URL
   ・Googleカレンダーなどへの登録

3. ウェビナー申込者に送信します。

その3. 不参加者に見逃し配信を行う

せっかくウェビナーを視聴する意思があったのに、何らかの事情で視聴できなかった方は一定数いらっしゃいます。そんな方には、見逃し配信を行いましょう。これによって参加率を上げることができます。この打ち手は単に参加率を上げるだけでなく、参加者から「親切な運営をしているな」という印象を持っていただくことも期待できます。

見逃し配信を行うための作業手順は以下の通りです。

1. 配信したウェビナーを録画します。

2. 録画したらファイルを動画配信プラットフォームにアップロードします。

3. 配信プラットフォーム上で視聴制限などの設定を行います。

4. ウェビナー申込者リストのうち、視聴しなかった人を抽出します。

5. 見逃し配信を案内するメールを作成します。

6. 視聴しなかった人に送信します。

さらに、見逃し配信に視聴期間を設けることで、参加を促す効果が期待できます。注意点としては、「誰が視聴したか？」をわかるようにしておく必要があります。これがわからないと見逃し配信をする意味が半減してしまいます。

これらの作業の手間の大きさは、使用する動画配信やMAツールの仕様に依存します。作業の労力と参加率を天秤にかけて、労力の方が大きすぎると判断すれば、これらの作業は行われれないかも知れません。

BIziblではこうした作業の手間をできる限り自動化して、参加率を向上させる機能を提供していますので、もしご興味を持って頂ければ、サービス紹介資料をご覧頂ければ幸いです。

Biziblではウェビナーの企画、設計、運用全般に関する豊富なナレッジを、ウェビナー担当者の皆様の成果を最大化し、業務負担を最小化するために日々蓄積し、定期的にメールや本ブログで発信しております。よろしければBiziblからのニュースレターにご登録をお願い致します！