1人でもできる！兼業マーケター向けウェビナー運営体制構築術

ウェビナーを実施してはみたけれど、「申し込み者が少ない」「申し込まれたのに参加者が少ない」「アンケート回答されない」「有効リードが獲得できない」「ウェビナー終了後に電話をかけてもアポが取れない」・・・。そんなウェビナーマーケティング担当者が直面する様々な問題を解決するウェビナーノウハウをご紹介します。

ウェビナーは、リード獲得や顧客育成に効果的なマーケティング手法として、多くの企業で活用されています。しかし、他のマーケティング業務を抱えながらウェビナーマーケティングにも取り組まなければならない「兼業マーケター」にとっては、どれくらいの時間やリソースを割くべきかが不明瞭なことも少なくありません。同時に、1人で全ての業務をこなさなければならない「1人ウェビナーマーケター」にとっても、業務の負担感やプロセスが見えにくいことが壁となり、ウェビナーの導入をためらってしまうことがあります。

この記事では、ウェビナーの業務内容やプロセスを具体的に解説し、少人数や1人でも効果的に運営できる体制を作るためのヒントを提供します。

ウェビナーに必要な業務の種類

ウェビナーを成功させるためには、事前準備、当日の運営、フォローアップといった複数のステージでさまざまな業務が発生します。特に、他のマーケティング業務も並行してこなす「兼業マーケター」や、すべての業務を一人で担当する「1人ウェビナーマーケター」にとっては、効率的にタスクを整理することが必要不可欠です。

まずは、ウェビナーの全体に関わる業務を把握しましょう。ざっと挙げただけでも目標数値などの策定を行う「施策設計」業務、ウェビナーの企画を立てたり登壇者との打ち合わせを行う「コンテンツ企画」業務、集客のための広告バナーや告知ページに掲示するサムネイルなどの「クリエイティブ制作」業務、プレスリリースやハウスリストへのメール送信などの「集客準備」業務、ウェビナー中に投影するスライド制作などの「登壇準備」業務、当日の「登壇」業務、ウェビナー中もしくは終了後のアンケートのためのフォーム設計やお礼メール送信、フォローコールなどの「CV設計・追客」業務など、多くの業務が発生します。

業務をリストアップするだけで身構えてしまいそうですね。このままではすべてを一人で一度にこなさなければならないように見えてしまうため、これらの業務の流れと既存部署・チームの役割別に整理してみましょう。

ウェビナー業務の流れと役割を整理したのが下図になります。

図の左側から企画、準備が始まり、右に進むに従ってウェビナー開催当日、事後フォローという流れになっています。このように整理してみると、どの業務から行えばよいのか？どの部署・チームの誰に協力を依頼できるのかがイメージしやすくなるのではないでしょうか？

リソースが限られている場合、それぞれのポイントどの業務がどのくらい必要かを整理することで、優先度の高い業務にリソースを集中することができます。

ちなみに、Biziblが2024年に行った『ウェビナーマーケティング実態調査』では、ウェビナー運用に必要な体制と人数についてもアンケートを行いました。そこでは、「ウェビナー運用への投下人員」は「2−3人」が約51％と最も多く、「2人以上」での運用が90％となっており、1人体制は「成果を感じていない」比率が36.4％と最も多いものの、1人体制でも半数以上が成果を感じられていました。2-3人規模の運用体制を整えている企業が多く、4-5人の体制で成果を感じている比率が最も高くなり、6人以上になると成果を感じにくい結果になっています。これは、人件費がかさむことで成果を感じにくくなる可能性があることを示唆しています。

負荷分散のための施策

ウェビナーマーケティングを効率的に進めるためには、業務の負荷を効果的に分散することが重要です。特に「兼業マーケター」や「1人ウェビナーマーケター」にとって、時間とリソースの最適化は欠かせません。以下では、それぞれの状況に応じた負荷分散のコツを紹介します。

まず、兼業マーケターの方は、限られた時間で複数の業務をこなさなければならないため、タスクの優先順位付けとアウトソースが鍵となります。例えば、プレスリリースの送信やレポートの作成など、ガイドラインを整備すれば本人でなくてもできる業務は、インターン生やスポットワーカーに任せるとよいでしょう。また、定期的なリマインドメールの送信やデータ収集などもツールを活用することで自動化でき、作業時間を大幅に短縮できます。

一方、1人ウェビナーマーケターは、すべての業務を一人で担う必要がありますが、専門知識が必要なクリエイティブな作業や広告運用は、業務委託や代行会社を活用することで負担を減らせます。また、告知ページの作成やアンケートフォームの設計など、標準化できる部分はツールを使って自動化することで、オペレーションのミスや工数の削減が期待できます。

このように、業務の性質に応じて適切にタスクを振り分けることで、効率的なウェビナーマーケティングが実現します。

こうした負荷分散できる業務のうち、Biziblでは上図にあるような告知ページ作成や申し込み者への参加リマインドメールの自動送信などの機能を提供しています。ご興味があれば、ぜひ下記の資料ダウンロードページから詳しい負荷分散機能をご覧ください。

https://bizibl.tv/download/service-1

ウェビナーマーケティングは、少人数や1人でも効率的に実施可能です。この記事で紹介した方法を活用し、タスクの優先順位を明確にしながらリソースを適切に配分することで、無理なく成果を上げられる体制を整えましょう。時間と労力を最大限に活用し、効果的なウェビナー運営を目指してください！

ウェビナーでも解説しています！

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